Vom Verwaltungsmitarbeitenden zum Digitalisierungspionier

Vom Verwaltungsmitarbeitenden zum Digitalisierungspionier

Lesezeit: 8 Minuten
Worum geht es in diesem Blogbeitrag?

Viele Verwaltungsmitarbeitende bringen eine hohe Motivation und wertvolle Expertise mit, wenn es um die Digitalisierung geht. Sie erleben täglich, wie groß der Wunsch der Bürger:innen nach einfacheren und schnelleren Lösungen ist – und haben oft bereits konkrete Ideen, wie Prozesse verbessert werden könnten. Doch die bestehenden Projektstrukturen lassen diesen Gestaltungswillen nicht immer zur Entfaltung kommen: Lange Planungsphasen, komplexe Abstimmungswege und starre Vorgaben erschweren es, innovative Ansätze zeitnah umzusetzen.

Die gute Nachricht, es gibt einen Weg, der die Expertise erfahrener Verwaltungsmitarbeitender mit modernen Methoden verbindet und ihnen die Werkzeuge an die Hand gibt, die sie für erfolgreiche Digitalisierung brauchen.

Agile Arbeitsweisen – längst in der Privatwirtschaft erprobt – ermöglichen genau das: schnellere Umsetzung, direkte Zusammenarbeit mit Bürger:innen und die Freude, konkrete Verbesserungen zu schaffen statt in endlosen Planungsschleifen zu verharren.

Ähnlich wie bei der Einführung von KI-Technologien geht es nicht darum, bewährte Verwaltungsexpertise zu ersetzen, sondern sie optimal zu nutzen. Während innovative Unternehmen ihre Mitarbeitenden befähigen, in Zwei-Wochen-Sprints Software zu entwickeln und kontinuierlich zu verbessern, können Behörden dieselben Methoden nutzen, um die Ideen und das Wissen ihrer Fachkräfte endlich zur Wirkung zu bringen.

WAS IST AGILITÄT WIRKLICH?
EINE ARBEITSMETHODE, DIE VERWALTUNGSEXPERTISE ZUR WIRKUNG BRINGT

Agilität bedeutet nicht „schneller arbeiten" oder „ständig improvisieren". Es ist eine Arbeitsphilosophie, die engagierte Verwaltungsmitarbeitende endlich in die Lage versetzt, ihre Ideen umzusetzen und die Früchte ihrer Arbeit zeitnah zu sehen. Vier Prinzipien machen den Unterschied:

  • Icon Iteratives Vorgehen

    ITERATIVES VORGEHEN ERMÖGLICHT SCHNELLE ERFOLGE

    Agile Methoden ermöglichen es, in kurzen, iterativen Zyklen (Sprints) greifbare Teillösungen zu entwickeln – und das oft deutlich früher als in klassischen Projektansätzen. Statt in langen Konzeptphasen zu verharren, entstehen aus Ideen der Mitarbeitenden schnell sichtbare Verbesserungen. Diese schnellen Erfolge motivieren und zeigen, dass Veränderung möglich ist.

  • Icon Bürgerkontakt

    DIREKTER BÜRGERKONTAKT STÄRKT FACHLICHE KOMPETENZ

    Agile Methoden bringen Verwaltungsfachkräfte direkt mit den Menschen zusammen, für die sie arbeiten. Statt über Bürger:innenbedürfnisse zu spekulieren, testen Teams frühzeitig mit echten Nutzer:innen. Das stärkt die professionelle Zufriedenheit: Mitarbeitende sehen unmittelbar, wie ihre Arbeit Bürger:innen hilft.

  • Icon Crossfunktionale Teams

    CROSSFUNKTIONALE TEAMS NUTZEN DIE STÄRKEN ALLER

    Statt in isolierten Abteilungen zu arbeiten, bringen agile Teams alle benötigten Kompetenzen zusammen: Fachexpert:innen, IT-Spezialist:innen, UX-Designer:innen und Mitarbeitende mit Bürger:innenkontakt gestalten gemeinsam Lösungen. Das schafft nicht nur bessere Ergebnisse, sondern auch berufliche Entwicklungsmöglichkeiten und kollegialen Austausch.

  • Icon Lernkultur

    LERNKULTUR STATT FEHLERVERMEIDUNG SCHAFFT INNOVATION

    Agilität gibt Verwaltungsmitarbeitenden die Freiheit, Neues auszuprobieren. Retrospektiven nach jedem Sprint identifizieren gemeinsam Verbesserungspotenziale – ohne Schuldzuweisungen. Diese Kultur des gemeinsamen Lernens ermöglicht echte Innovation und gibt engagierten Fachkräften endlich den Raum für Kreativität.

DAS DREI-STUFEN-MODELL ZUR AGILEN VERWALTUNGSTRANSFORMATION

Wie bei der KI-Integration gilt auch bei Agilität: Schrittweises Vorgehen schafft nachhaltigen Erfolg und nimmt alle Beteiligten mit. Niemand wird ins kalte Wasser geworfen – stattdessen können Verwaltungsmitarbeitende in geschütztem Rahmen lernen und wachsen.

1. Stufe 03

AGILE PILOTPROJEKTE (LERNEN DURCH ERFOLGSERLEBNISSE)

DIE ERFOLGSFAKTOREN: WAS VERWALTUNGSMITARBEITENDE ZUM ERFOLG BRAUCHEN

VERWALTUNGSMITARBEITENDE ALS GESTALTER DER TRANSFORMATION

CHANGE MANAGEMENT: VERWALTUNGSMITARBEITENDE ALS GESTALTER DER TRANSFORMATION

Erfolgreiche agile Transformation stellt die Menschen in den Mittelpunkt – ihre Sorgen, ihre Ideen, ihre Entwicklung. Das bedeutet konkret:

  • Transparente Kommunikation schafft Vertrauen:
    Mitarbeitende verstehen, dass Agilität ihre Arbeit bereichert, nicht zusätzlich belastet. Konkrete Beispiele erfolgreicher Piloten zeigen: Kolleg:innen berichten authentisch, wie sich ihre Arbeit zum Positiven verändert hat.
  • Befähigung statt Überforderung:
    Niemand muss über Nacht zur agilen Expert:in werden. Gezielte Schulungen, geduldiges Coaching und kollegialer Austausch geben Sicherheit beim Erlernen neuer Methoden. Jede:r darf in seinem eigenen Tempo wachsen.
  • Psychologische Sicherheit für Experimente:
    Führungskräfte leben vor, dass neue Ideen willkommen sind. Fehler werden als Lernchancen gesehen, nicht sanktioniert. Das gibt Verwaltungsmitarbeitenden den Mut, innovativ zu sein.
  • Würdigung bestehender Expertise:
    Langjährige Verwaltungsfachkräfte bringen unersetzliches Wissen mit – über Gesetze, Abläufe und Bürger:innen-bedürfnisse. Agilität bedeutet, diese Expertise endlich optimal zu nutzen, indem sie mit modernen Methoden kombiniert wird.

VERWALTUNGSMITARBEITENDE ALS DIGITALISIERUNGSHELDEN

Die deutschen Verwaltungsmitarbeitenden sind bereit für die digitale Transformation. Ihre Expertise, ihr Engagement und ihre Nähe zu den Bürger:innen sind die wertvollsten Ressourcen, die Deutschland für erfolgreiche Digitalisierung hat.

Die Herausforderung liegt nicht bei den Menschen, sondern bei den Strukturen. Agile Methoden geben engagierten Verwaltungsfachkräften die Werkzeuge und Freiräume, die sie brauchen, um ihre Ideen umzusetzen und echte Verbesserungen zu schaffen.

Die Transformation ist möglich. Pilotprojekte zeigen bereits, dass Verwaltungsmitarbeitende zu begeisterten Digitalisierungspionieren werden, wenn man ihnen vertraut und sie befähigt. Kleine, erfolgreiche Schritte schaffen Momentum. Kollegialer Austausch verbreitet Begeisterung. Und sichtbare Erfolge motivieren weitere Teams.

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