Prozesse digitalisieren – Effizienz steigern, Zukunft sichern

Prozessdigitalisierung

Digitalisierung ist schon lange kein optionaler Bestandteil mehr – sie ist zur unternehmerischen Notwendigkeit geworden. Unternehmen und Organisationen stehen daher unter dem wachsenden Druck, ihre internen Prozesse zu digitalisieren, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Dabei steht oftmals vor allem eine Frage im Vordergrund: Wie digitalisiere ich Prozesse sinnvoll und nachhaltig?

Wir unterstützen Sie dabei, Ihre Geschäftsprozesse systematisch zu analysieren, zu strukturieren und gezielt zu digitalisieren. Ob manuelle Abläufe, analoge Prozesse oder ineffiziente Schnittstellen – wir identifizieren Optimierungspotenziale und begleiten Sie bei der erfolgreichen Umsetzung Ihrer Prozessdigitalisierung. Dadurch schaffen wir die Grundlage für eine nachhaltige digitale Transformation.

Sind Sie bereit, Ihre Prozesse digital, effizient und zukunftssicher zu gestalten?

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Das verstehen wir unter Prozessdigitalisierung

Prozessdigitalisierung bezeichnet die gezielte Umwandlung analoger, papierbasierter oder manuell gesteuerter Geschäftsprozesse in digitale, automatisierte Abläufe. Ziel ist es, Prozesse effizienter, transparenter und skalierbarer zu gestalten – und damit die Wettbewerbsfähigkeit von Unternehmen und Organisationen nachhaltig zu stärken.

Dabei geht es nicht nur um den Einsatz digitaler Tools, sondern um ein ganzheitliches Verständnis von Prozessen, Datenflüssen und Schnittstellen. Prozessdigitalisierung kann dabei zentraler Bestandteil der Digitalisierungsstrategie eines Unternehmens sein, die operative Grundlage für eine digitale Transformation bilden und durch Methoden wie Process Mining und Data Analytics gezielt unterstützt werden.

Ziele einer Prozessdigitalisierung

Effizienzsteigerung durch die Reduktion von manuellen Tätigkeiten und der Etablierung von digitalen Workflows
Erhöhung der Transparenz und Nachvollziehbarkeit durch eine bessere Dokumentation und Übersicht
Treffen von datenbasierten Entscheidungen durch die strukturierte Erfassung von Prozessdaten
Steigerung der Skalierbarkeit von Prozessen, um diese flexibel an wachsende Anforderungen und neue Geschäftsmodelle anpassen zu können
Verbesserung der Kundenzentrierung durch schnellere Reaktionszeiten und konsistente Servicequalität
Stärkung der Zukunftsfähigkeit und Innovationskraft durch das Schaffen einer Grundlage für kontinuierliche Weiterentwicklung

Unser Leistungsversprechen

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Ganzheitliche Analyse und Definition
Wir analysieren Ihre bestehenden Geschäftsprozesse umfassend und identifizieren gezielt jene Abläufe, die durch Prozessdigitalisierung verbessert werden können – als fundierte Basis für alle weiteren Schritte.
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Technologiegestützte Umsetzung
Wir evaluieren gemeinsam mit Ihnen die geeignete technologische Lösung. Dabei berücksichtigen wir Ihre bestehenden Systeme, Anforderungen und Zielsetzungen, um das passendste Produkt für Ihr Unternehmen zu finden.
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Integration in bestehende Systemlandschaften
Wir achten darauf, dass digitalisierte Prozesse nahtlos in Ihre vorhandene IT- und Dateninfrastruktur eingebunden werden – für maximale Kompatibilität und Akzeptanz.
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Transparenz und Steuerbarkeit durch Daten
Wir schaffen die Grundlage für datenbasierte Prozesssteuerung – etwa durch die Anbindung von Process Mining oder Data Analytics-Lösungen.
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Nachhaltige Verankerung
Wir begleiten Sie über die technische Umsetzung hinaus und sorgen dafür, dass die Prozessdigitalisierung langfristig besteht – durch Schulungen, Change Management und kontinuierliche Optimierung.

Unser LEITWERK-Ansatz
Prozesse digitalisieren - unser Vorgehen

1. Schritt 04

Analyse & Zieldefinition

Analyse & Zieldefinition
Zu Beginn ist es essenziell, ein grundlegendes Verständnis über das Unternehmen zu erlangen. Wir starten daher mit einer strukturierten Aufnahme und Bewertung des Ist-Zustands der bestehenden Prozesse. Dabei analysieren wir vorhandene Abläufe, identifizieren Schwachstellen und schaffen Transparenz, z.B. durch den Einsatz von Process Mining oder Data Analytics. Auf dieser Basis definieren wir gemeinsam mit unseren Kund:innen klare Ziele für die Prozessdigitalisierung und leiten erste strategische Überlegungen ab, die (falls vorhanden) in Einklang mit der Digitalisierungsstrategie des Unternehmens stehen.
Entwicklung von Zielprozessen
Basierend auf der Analyse entwickeln wir im nächsten Schritt gemeinsam mit unseren Kund:innen optimierte Soll-Prozesse. Hierbei identifizieren wir Digitalisierungspotenziale, prüfen Automatisierungsmöglichkeiten und evaluieren passende Tools und Technologien – orientiert an den spezifischen Anforderungen und Gegebenheiten unserer Kund:innen. Dabei berücksichtigen wir sowohl technische als auch organisatorische Rahmenbedingungen.
Umsetzung der Digitalisierungsmaßnahmen
Auf Basis der Zielprozesse leiten wir konkrete Maßnahmen zur Prozessdigitalisierung ab, führen eine Priorisierung durch und begleiten unsere Kund:innen bei der technischen und organisatorischen Umsetzung. Dabei achten wir auf eine reibungslose Integration in die bestehende IT- und Systemlandschaft und begleiten die Mitarbeitenden durch den Change-Prozess.
Nachhaltige Verankerung
Als letzter Schritt wird die nachhaltige Verankerung der Prozessdigitalisierung sichergestellt. Dazu befähigen wir die verantwortlichen Mitarbeitenden gezielt und etablieren ein strukturiertes Schulungskonzept. Um unsere Kund:innen beim Aufbau einer gelebten Prozesskultur zu unterstützen, entwickeln wir gemeinsam KPIs und Mechanismen zur Kontrolle und zur kontinuierlichen Verbesserung. Dadurch entsteht eine tragfähige Lösung, die sowohl Technik als auch Mensch berücksichtigt und die Grundlage für eine digitale Transformation legt.

Projektbeispiele

Prozessdigitalisierung durch Erhöhung des Automatisierungsgrades in der Rechnungsbearbeitung für einen bundesweiten Energieversorger

Beauftragungsumfang

LEITWERK Consulting wurde von einem bundesweiten Energieversorger beauftragt, seine Prozessdigitalisierung voranzutreiben. Ziel war es, den Automatisierungsgrad in der Rechnungsbearbeitung zu erhöhen.

Ausgangssituation

Der Energieversorger war in den letzten Jahren stark gewachsen – sowohl durch den Ausbau des Kerngeschäfts als auch durch neue Geschäftsfelder. Die Folge war eine deutlich gestiegene Anzahl an Lieferantenrechnungen, die mit den bestehenden Prozessen nicht mehr effizient bearbeitet werden konnten.

Die Rechnungsbearbeitung war geprägt von manueller Dateneingabe, hohem Papieraufkommen und fehleranfälligen Abläufen. Systembrüche, fehlende Schnittstellen und unklare Zuständigkeiten führten zu Bearbeitungsschleifen, Intransparenz und unnötigen Kosten.

Lösungsansatz

Zu Beginn wurden die Zielsetzung und Rahmenbedingungen gemeinsam mit dem Kunden definiert. Anschließend haben unsere Berater:innen den IST-Prozess analysiert und Aufwandstreiber (z.B. Systembrüche) sowie Digitalisierungspotenziale identifiziert.

In einem Workshop mit den relevanten Stakeholdern wurde der Prozess mit Fokus auf Digitalisierung optimiert, Schnittstellenprobleme adressiert und konkrete Maßnahmen zur Prozessdigitalisierung priorisiert.

Ein besonderer Fokus lag auf der Auswahl eines geeigneten digitalen Rechnungssystems sowie der Einführung eines elektronischen Workflows, der automatisierte Prüf- und Freigabeprozesse ermöglicht. Lieferant:innen und interne Beteiligte wurden aktiv in die neue Lösung eingebunden.

Ergebnisse

Das Projekt führte zu einer signifikanten Reduktion der Bearbeitungszeit um 50 %. Fehler und Verzögerungen konnten durch automatisierte Datenverarbeitung deutlich minimiert werden. Dadurch wurden auch die Transparenz und Nachverfolgbarkeit im Rechnungsprozess erheblich verbessert. Zudem konnten durch geringeren manuellen Aufwand, vermehrte Skontoabzüge und niedrigere Mahnkosten spürbare Kosteneinsparungen realisiert werden.

Durch die frühzeitige Einbindung der Fachbereiche, die Klärung von Verantwortlichkeiten und die gezielte Schulung der Mitarbeitenden wurde die Basis für eine nachhaltige Verankerung des digitalisierten Prozesses gelegt.

Digitalisierung des Lieferantenportals der Einkaufsabteilung eines führenden Motorsport-Herstellers

Beauftragungsumfang

LEITWERK Consulting wurde von einem führenden Motorsport-Hersteller beauftragt, eine digitale Lösung zur Optimierung der Lieferantenkommunikation in der Einkaufsabteilung zu konzipieren. Ziel war es, den hohen manuellen Aufwand zu reduzieren, Fehlerquellen zu minimieren und die Prozessdigitalisierung in diesem Bereich gezielt voranzutreiben.

Ausgangssituation

Die Kommunikation mit Lieferant:innen sowie internen Schnittstellenpartnern war stark durch manuelle Prozesse geprägt. Die Nutzung von Excel-Tools führte zu einem hohen Abstimmungsaufwand, Fehleranfälligkeit und mangelnder Transparenz. Medienbrüche und fehlende Systemintegration erschwerten eine effiziente Zusammenarbeit. Eine IT-gestützte Lösung sollte diese Herausforderungen adressieren und die Grundlage für eine nachhaltige Digitalisierung interner Prozesse schaffen.

Lösungsansatz

In einem iterativen Vorgehen wurden die Anforderungen in Workshops und Einzelinterviews mit den relevanten Stakeholdern aufgenommen.

Darauf aufbauend erfolgte die fachliche Konzeption einer Portallösung, die zentrale Kommunikations- und Prozessschnittstellen digital abbildet.

Ein interaktiver Klick-Demonstrator wurde erstellt, um die Lösung greifbar zu machen und frühzeitig Feedback aus Fachbereich und IT einzuholen.

Der Fokus lag auf der Optimierung von Schnittstellen, der Reduktion manueller Tätigkeiten und der Schaffung einer skalierbaren, digitalisierten und zukunftsfähigen Lösung.

Ergebnisse

Die erarbeiteten Ergebnisse ermöglichten eine fundierte Entscheidung für die Eigenentwicklung des Portals. Die Konzeption stellte eine Basis für die Entwicklung und Implementierung der Software dar und schuf somit die Voraussetzungen für effizientere, IT-gestützte Abläufe. Dadurch konnten Fehlerquellen reduziert und die Nachvollziehbarkeit verbessert werden.

Durch die strukturierte Anforderungsaufnahme und die enge Abstimmung mit Fachbereich und IT wurde ein hoher Akzeptanzgrad erreicht.

Darum sind wir der richtige Partner für Ihre Prozessdigitalisierung
Ihre Vorteile

Erfahrung aus zahlreichen Digitalisierungsprojekten
Wir bringen langjährige Erfahrung aus einer Vielzahl erfolgreich umgesetzter Projekte mit – von der Digitalisierung einzelner Prozesse bis hin zur unternehmensweiten Digitalisierungsstrategie. Unsere Kund:innen profitieren von Best Practices aus unterschiedlichen Branchen und Organisationsgrößen.
Weitergehende Expertise und Zertifizierungen
Unsere Berater:innen verfügen über fundierte Expertise und international anerkannte Zertifizierungen in den anknüpfenden Bereichen Prozessmanagement, Projektmanagement und agile Methoden (u.a. CBPP 4.0, IMPA, PSM) – weil Prozesse digitalisieren kein isoliert stattfindendes Vorgehen ist.
Unabhängigkeit von Tools und Anbieter:innen
Wir sind nicht an bestimmte Anbieter:innen gebunden. Stattdessen evaluieren wir gemeinsam mit unseren Kund:innen die am besten passende Lösung – individuell auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten. Dabei greifen wir auf unsere Erfahrungen mit verschiedensten Tools zurück.
Strukturierte, agile und kollaborative Arbeitsweise
Unsere Arbeitsweise ist klar strukturiert, iterativ und transparent. Wir arbeiten eng mit unseren Kund:innen zusammen, agieren auf Augenhöhe und fördern einen übergreifenden Wissenstransfer. Dadurch stärken wir frühzeitig Akzeptanz und legen den Grundstein für eine digitale Transformation.
Nachhaltiger Mehrwert
Durch unsere ganzheitliche Herangehensweise schaffen wir nicht nur kurzfristige Effizienzgewinne, sondern legen die Basis für eine nachhaltige Prozessdigitalisierung. Hierfür fördern wir den Aufbau interner Kompetenzen, sodass Sie langfristig flexibel und wettbewerbsfähig bleiben.
Individuelle Lösungen
Wir verfolgen einen kundenzentrierten Ansatz: Im Mittelpunkt steht immer Ihr konkreter Bedarf. Wir entwickeln gemeinsam mit Ihnen maßgeschneiderte Konzepte zur Digitalisierung Ihrer Prozesse, die zu Ihrer Organisation, Ihren Zielen und Ihrer Kultur passen.