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Agentic AI in der Verwaltung

Wie Agentic AI Verwaltungsmitarbeitende zu strategischen Gestaltern macht

Von Singapurs Aiva bis zu Estlands Bürokratt

Lesezeit: 8 Minuten
Worum geht es in diesem Blogbeitrag?

Warum kochen wir heute nicht mehr über offenem Feuer? Weil moderne Technologie einfach effizienter, sicherer und komfortabler ist. In deutschen Verwaltungen nehmen repetitive Tätigkeiten wie das manuelle Weiterleiten von Anträgen, die Prüfung von Formularen oder das Erteilen standardisierter Auskünfte weiterhin viel Zeit in Anspruch. In anderen Ländern hingegen kommen zunehmend intelligente digitale Lösungen zum Einsatz, die Mitarbeitende gezielt entlasten und Freiräume für anspruchsvollere Aufgaben schaffen. 

In Singapur arbeitet "Aiva" als autonomer KI-Agent in 50 U-Bahn-Stationen und bearbeitet eigenständig komplexe Bürger:innenanfragen, von Fahrplanauskünften bis hin zu Restaurantreservierungen. In Estland koordiniert "Bürokratt" behördenübergreifende Verwaltungsaufgaben und nutzt dabei die nationale X-Road-Dateninfrastruktur – ein UNESCO-gelistetes KI-Projekt, das zeigt, wie digitale Transformation gelingen kann. 

Diese Agentic AI-Revolution eröffnet engagierten Verwaltungsmitarbeitenden neue Perspektiven: Sie werden von zeitraubenden Routinetätigkeiten entlastet und können ihre wertvolle Expertise strategisch einsetzen. Während viele Behörden noch mit dem "offenen Feuer" analoger Prozesse arbeiten, entstehen andernorts bereits hocheffiziente "Küchen" der Verwaltungsmodernisierung.

Der entscheidende Unterschied liegt nicht nur in der Geschwindigkeit, sondern in der grundlegend veränderten Arbeitsweise: Erfahrene Fachkräfte gewinnen Kapazitäten für ihre Kernkompetenzen, fundierte Fallbearbeitung, persönliche Bürger:innenberatung und die Weiterentwicklung von Services. Diese Transformation ermöglicht es, das vorhandene Know-how der Mitarbeitenden optimal zu nutzen und die Verwaltung zukunftsfähig aufzustellen. 

Die Technologie ist verfügbar, die internationalen Erfolgsmodelle sind dokumentiert. Die Frage ist nur: Wann beginnt die systematische Umsetzung in Deutschland? 

Der Sprung von Chatbots zu autonomen KI-Agenten

Agentic AI unterscheidet sich von herkömmlichen Chatbots oder generativen AI-Anwendungen. Während bisherige KI-Systeme nur auf Anfragen reagieren und Informationen bereitstellen, können KI-Agenten eigenständig handeln, Entscheidungen treffen und komplexe Aufgaben von Anfang bis Ende abwickeln. 

Die deutsche Herausforderung
Von der Routine-Falle zur strategischen Gestaltung passender KI-Agenten 

Deutsche Verwaltungen stehen vor mehreren Herausforderungen, die Agentic AI lösen könnte: 

  • Icon Verschärfter Fachkräftemangel

    Verschärfter Fachkräftemangel

    Alternde Belegschaften und unbesetzte Stellen belasten die verbleibenden Mitarbeitenden mit immer mehr Routineaufgaben. Gleichzeitig benötigen komplexe gesellschaftliche Herausforderungen – von Klimawandel bis Digitalisierung – strategische Expertise. 

  • Icon "Arbeit über Arbeit"

    "Arbeit über Arbeit"

    Kompetente Fachkräfte verbringen ihre Zeit mit administrativen Tätigkeiten, die KI-Agenten effizienter übernehmen könnten. Bauamtsmitarbeitende analysieren Genehmigungsverfahren statt innovative Stadtentwicklungskonzepte zu erarbeiten. 

  • Icon Technologie-Silos

    Technologie-Silos

    Jede Behörde entwickelt eigene KI-Lösungen ohne übergreifende Strategie. Das Ergebnis sind isolierte Insellösungen statt vernetzter Agentic AI-Systeme, die Bürger:innen ganzheitliche Services bieten. 

KI-Agenten als Empowerment-Tool 

Menschzentrierte Implementierung: KI-Agenten als Empowerment-Tool 

Die Erfahrungen zeigen: erfolgreiche KI-Integration stellt Menschen in den Mittelpunkt – sowohl bei der Entwicklung als auch beim Ergebnis. 

Im Gestaltungsprozess müssen alle Akteure einbezogen werden. Verwaltungsmitarbeitende, IT-Expert:innen, Bürger:innen und Führungskräfte. KI-Agenten sollten nicht über die Köpfe der Betroffenen hinweg entwickelt, sondern gemeinsam mit ihnen gestaltet werden. 

Im Ergebnis sollten KI-Agenten Menschen nur dort ersetzen, wo es sinnvoll ist – bei repetitiven, regelbasierten Aufgaben. In kreativen, beratungsintensiven oder empathiefordernden Situationen bleiben Menschen unverzichtbar. 

Das Drei-Stufen-Modell für deutsche Verwaltungen 

Die Transformation zur Agentic AI-Verwaltung erfordert einen durchdachten Implementierungsansatz. Deutsche Verwaltungen können von internationalen Erfahrungen lernen und einen progressiven Weg wählen, der Mitarbeitende und Bürger:innen gleichermaßen mitnimmt. 

1. Stufe 03

1. Intelligente Assistenz

  • 1. Intelligente Assistenz

    KI-Agenten übernehmen Standardanträge eigenständig: Meldebescheinigungen, einfache Gewerbeanmeldungen oder Terminbuchungen. Verwaltungsmitarbeitende konzentrieren sich auf komplexe Fälle und Bürger:innenberatung. 

  • 2. Proaktive Services

    Agentic AI informiert Bürger:innen automatisch über Ansprüche und Fristen. Ein KI-Agent erkennt beispielsweise bei einer Hochzeit automatisch relevante Folgeangelegenheiten und koordiniert Standesamt, Steueramt und Versicherungen. 

  • 3. Behördenübergreifende Orchestrierung

    Ein KI-Agent koordiniert alle Lebenslagen über sämtliche Verwaltungsebenen hinweg. Bei einem Umzug werden automatisch Meldewesen, Kitas, Schulen, Steuern und Wahlbenachrichtigung abgestimmt – ohne dass Bürger:innen mehrere Ämter kontaktieren müssen. 

Verwaltungsmitarbeitende als strategische Gestalter:innen 

Diese technologische Evolution eröffnet Verwaltungsmitarbeitenden völlig neue berufliche Perspektiven. Statt die Digitalisierung als Bedrohung zu sehen, können sie sie als Chance zur Höherqualifizierung und Aufwertung ihrer Tätigkeit begreifen. Die Reduktion von administrativen Aufgaben schafft Raum für das, was Menschen am besten können: strategisches Denken, kreative Problemlösung und empathische Beratung. 

Agentic AI erweitert die Rolle von Verwaltungsmitarbeitenden und ermöglicht völlig neue Aufgaben: 

  • Wer möchte, kann KI-Workflows mitgestalten und Prozesse optimieren 
  • Andere konzentrieren sich verstärkt auf persönliche Bürger:innenberatung bei komplexen Fällen 
  • Technikaffine Mitarbeitende identifizieren neue Anwendungsfälle und treiben Innovation voran 

Erfolgsfaktoren für die deutsche Agentic AI-Strategie 

  • Icon Bundesweite Standards

    Bundesweite Standards entwickeln

    Statt isolierter Behördenlösungen braucht Deutschland eine koordinierte Agentic AI-Strategie mit einheitlichen Schnittstellen und Datenstandards. 

  • Icon Mitarbeitende als KI-Partner:innen

    Mitarbeitende zu KI-Partner:innen machen

    Change Management muss Ängste vor Jobverlust in Begeisterung für erweiterte Möglichkeiten wandeln. Verwaltungsmitarbeitende sollten KI-Agenten trainieren und deren Entwicklung mitgestalten.

  • Icon Schrittweise Implementierung

    Schrittweise Implementierung

    Wie bei menschzentrierter Prozessgestaltung ist progressiver Aufbau entscheidend. KI-Agenten müssen Daten sammeln und gleichzeitig Vertrauen bei den Mitarbeitenden aufbauen, bevor sie komplexere Aufgaben übernehmen.

  • Icon Bürger:innenperspektive

    Bürger:innenperspektive zuerst

    Agentic AI sollte end-to-end Bürger:innenreisen optimieren, nicht interne Verwaltungslogik automatisieren.

Fazit: Die Chance zur Transformation 

Während andere Länder bereits KI-Agenten als Verwaltungspartner etablieren, steht Deutschland vor einer entscheidenden Weichenstellung. Agentic AI kann deutsche Verwaltungsmitarbeitende von administrativen Aufgaben befreien und zu strategischen Gestalter:innen des digitalen Staates machen. 

Die Technologie ist verfügbar, internationale Erfolgsmodelle zeigen den Weg. Was fehlt, ist der Mut zur systematischen Transformation. Die Alternative ist eine weitere Verschärfung des Fachkräftemangels und wachsende Frustration kompetenter Mitarbeitendende, deren Fachkompetenz durch administrative Tätigkeiten gebunden wird. 

Agentic AI ist keine Bedrohung für Verwaltungsarbeitsplätze – es ist die Chance für deren Aufwertung. Die Frage ist nicht, ob KI-Agenten kommen, sondern wie schnell Deutschland diese Chance ergreift.

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