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Leitwerk Consulting unterstützt bei dem Aufbau und der Durchführung von PMOs
Wir übernehmen die Verantwortung für Ihr PMO!

PMO Beratung

Sie wollen sich in Ihrem Projekt auf die Inhalte fokussieren?

Unsere Projektmanagement Office (PMO) Beratung unterstützt Ihr Unternehmen beim Aufbau, der Weiterentwicklung und der Optimierung Ihres PMO. Darüber hinaus übernehmen wir für Sie das PMO und damit die Planung, Steuerung und operative Durchführung Ihres Projekts.

Aber was ist ein PMO überhaupt?

Ein Projektmanagement Office (PMO) ist eine zentrale Einheit, die Unternehmen dabei unterstützt, ihre Projekte effizient zu steuern und erfolgreich umzusetzen. Es übernimmt die Planung, Steuerung und operative Durchführung von Projekten, sodass sich die Projektteams auf die inhaltlichen Aufgaben konzentrieren können. Durch die Definition interner Standards, die Optimierung von Prozessen und die Bereitstellung bewährter Methoden sorgt ein PMO für eine strukturierte und transparente Projektabwicklung.

Bei LEITWERK Consulting begleiten wir unsere Kund:innen über die strategische Planung hinaus und unterstützen sie von der ersten Idee bis zur Umsetzung vor Ort. Unsere PMO Beratung schafft Freiräume, stellt die Vernetzung aller Stakeholder sicher und fördert die Projektkommunikation – für einen nachhaltigen Projekterfolg.

Unsere Mitarbeitenden sind dabei Projektmanager:innen und Strateg:innen zugleich. Dadurch schaffen wir Freiräume und garantieren in partnerschaftlicher Zusammenarbeit eine erfolgreiche Umsetzung Ihres Projekts.

Kontaktieren Sie uns!
Definitionen und Aufgaben eines PMOs

Definition und Aufgaben der PMO Beratung 

PMO Beratung ist eine zentrale Organisationseinheit, die Unternehmen dabei unterstützt, ihre Projekte effizient zu steuern und erfolgreich umzusetzen. Es fungiert als strategische Schnittstelle zwischen Unternehmenszielen und operativer Projektarbeit und sorgt für eine strukturierte, transparente und standardisierte Vorgehensweise im Projektmanagement.

PMOs übernehmen eine wesentliche Rolle in der Organisation von Projekten, indem sie als zentrale Support-Teams agieren und die Arbeit verschiedener Abteilungen koordinieren. Während kleine Unternehmen oft ein einziges PMO-Team haben, das Best Practices im Projektmanagement abteilungsübergreifend standardisiert, sind PMOs in größeren Unternehmen häufig direkt in Fachbereiche eingebettet, um eine gezielte Unterstützung zu bieten. Sie definieren Projektmanagement-Standards, optimieren Prozesse, stellen Methoden und Tools bereit und überwachen den Projektfortschritt. Dadurch tragen sie maßgeblich zur Effizienzsteigerung, Risikominimierung und Qualitätssicherung innerhalb der Organisation bei.

Im Rahmen unserer PMO Beratung ermitteln wir – abhängig von Ihrer Unternehmensstruktur und Anforderungen - das für Ihr Unternehmen passende PMO. Während einige PMOs eine operative Rolle übernehmen und sich auf die direkte Unterstützung von Projektteams fokussieren, gibt es auch strategisch ausgerichtete PMOs, die sich mit der übergreifenden Steuerung und Ausrichtung der gesamten Projektlandschaft befassen. Im nächsten Kapitel betrachten wir die verschiedenen Ausgestaltungsformen eines PMOs – von operativen Einheiten bis hin zu PMOs mit einem klaren strategischen Fokus.

Die unterschiedlichen Ausprägungen im LEITWERK Portfolio
PMO Varianten

Ein Projektmanagement Office (PMO) kann je nach Unternehmensstruktur und Anforderungen unterschiedlich ausgestaltet sein. Während einige PMOs stark operativ ausgerichtet sind und sich auf die direkte Unterstützung von Projektteams konzentrieren, gibt es auch strategisch ausgerichtete PMOs, die sich mit der übergreifenden Steuerung und Ausrichtung der gesamten Projektlandschaft befassen. Der Übergang zwischen operativer und strategischer Ausrichtung ist dabei fließend, und viele Unternehmen benötigen eine individuell abgestimmte Kombination beider Ansätze. Im Rahmen unserer PMO Beratung betrachten wir diese Varianten ganzheitlich und unterstützen Unternehmen dabei, das passende PMO‑Modell zu entwickeln und wirksam zu verankern.

Operative PMOs übernehmen vor allem unterstützende Aufgaben im Projektalltag. Sie entlasten Projektleiter:innen und -teams, indem sie administrative Tätigkeiten wie die Erstellung und Überwachung von Projektplänen, die Organisation von Meetings und Workshops, sowie die Dokumentation von Fortschritten und Ergebnissen übernehmen. Zudem sorgen sie für eine reibungslose Kommunikation zwischen den Beteiligten und stellen sicher, dass alle relevanten Informationen jederzeit verfügbar sind. Durch diese strukturierte Unterstützung können sich Projektteams voll und ganz auf ihre fachlichen Aufgaben konzentrieren.

Strategisch ausgerichtete PMOs hingegen haben eine übergeordnete Funktion und tragen zur langfristigen Ausrichtung und Optimierung des Projektmanagements bei. Sie entwickeln Projektmanagementstandards, -methoden und -instrumente, beraten bei der Ideen- und Entscheidungsfindung und sorgen für eine strategische Abstimmung der Projekte mit den Unternehmenszielen. Darüber hinaus übernehmen sie oft eine koordinierende Rolle im Multiprojektmanagement und unterstützen das Management bei der Priorisierung und Steuerung von Projekten.

Zwischen diesen beiden Extremen gibt es zahlreiche Mischformen, die operative Unterstützung mit strategischen Elementen kombinieren. Unternehmen profitieren oft von einem PMO, das sowohl die alltäglichen Abläufe optimiert als auch eine langfristige Steuerung ermöglicht. Bei LEITWERK Consulting unterstützen wir unsere Kund:innen im Rahmen unserer PMO Beratung in sämtlichen Varianten – vom PMO‑Einführungsprozess über den Aufbau und die Umsetzung operativer PMO‑Strukturen bis hin zur strategischen Beratung und Steuerung. Unser Ziel ist es, Organisationen dabei zu helfen, Projekte effizient aufzusetzen, professionell zu steuern und langfristig erfolgreich umzusetzen.

Unser Leistungsversprechen für eine erfolgreiche PMO Beratung

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    Unterstützung der Projektleitung in allen Projektphasen

    Im Rahmen unserer PMO Beratung unterstützen wir die Projektleitung über alle Projektphasen hinweg und stellen eine effiziente und erfolgreiche Projektabwicklung sicher. Wir behalten den Überblick über „das große Ganze“ und entlasten die Projektleitung bei den administrativen Tätigkeiten. Durch die Schaffung günstiger Rahmenbedingungen fördern wir die Kommunikation und Vernetzung im Projekt. 

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    Definition interner Standards

    Eine zentrale Aufgabe unserer PMO Beratung ist es einen nachhaltigen Erfolg sicherzustellen. Dazu passen wir Prozesse an die Projektgegebenheiten an, setzen klare Standards und führen Qualitätskontrollen durch. Mit unserer langjährigen Projektmanagement-Erfahrung stellen wir unseren Kunden die passenden Methoden, Instrumente und Tools zur Verfügung. 

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    Der Projekterfolg im Mittelpunkt

    Durch unsere interdisziplinären Teams schaffen wir den nötigen Weitblick, um unseren Kund:innen neue Impulse in der täglichen Projektarbeit zu geben. Wir beziehen dabei alle am Prozess beteiligten Stakeholder mit ein und generieren so einen sichtbaren Mehrwert für die Projekte.

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    Immer an Ihrer Seite

    Ob operative Unterstützung oder strategische Steuerung – unsere PMO Beratung deckt sämtliche Ausprägungen eines PMO ab - Wir können beides! So unterstützen wir beispielsweise bei der Erstellung von Projektplänen und Kommunikationsmatrizen, stehen Ihnen aber auch proaktiv und beratend bei der Ideen- und Entscheidungsfindung zur Seite. Dabei greifen wir auf unsere langjährige Projekterfahrung in diversen Branchen zurück.

Unser Vorgehen
Einsatzmöglichkeiten eines PMO über die Projektphasen

LEITWERK Consulting bietet mit Hilfe einer zielorientierten Vorgehensweise in jeder Projektphase ein auf Ihre individuellen Bedürfnisse zugeschnittenes PMO.

1. Phase 04

Projektinitiierung

  • Projektinitiierung

    Schon während der inhaltlichen Findungsphase und der Projektfreigabe unterstützen unsere Berater: innen in den folgenden Bereichen:

    • Inhaltliche Konkretisierung des Projektumfangs durch z.B. einen Kick-Off Workshop
    • Definition und Priorisierung von Projektzielen und Nicht-Projektzielen sowie die Eingliederung in eine Zielhierarchie
    • Erstellung eines Projektsteckbriefs zur Auftragsklärung und Freigabe durch den Auftraggeber

  • Projektplanung

    Wir übernehmen die strukturierte Erstellung einer realistischen Projektplanung basierend auf den bestehenden Rahmenbedingungen:

    • Durchführung einer Umfeldanalyse zur Identifikation und Bewertung relevanter Stakeholder sowie Risiken
    • Ableitung von Kommunikationsmaßnahmen und Gegenmaßnahmen zur Risikoreduzierung
    • Erstellung eines Projektstrukturplans inkl. Planung und Zuweisung von Ressourcen
    • Arbeitspaketplanung
    • Definition von Rollen und Verantwortlichkeiten im Projektteam sowie im engen Projektumfeld

  • Projektdurchführung

    Unsere Berater:innen bringen die passenden Werkzeuge für eine effiziente und erfolgreiche Projektdurchführung mit:

    • Kontinuierliche Überwachung des Projektfortschritts, Abfrage des Projektstatus bei den Verantwortlichen und adressatengerechtes Reporting an die Stakeholder
    • Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Meetings & Workshops
    • Kontinuierliche Projektdokumentation und regelmäßige Kommunikation an relevante Stakeholder innerhalb und außerhalb der Organisation
    • Projektcontrolling
    • Festlegung und Verfolgung von Qualitätsstandards

  • Projektabschluss

    In der Phase des Projektabschlusses übernehmen wir die Sicherstellung der gesamten Projektdokumentation und stellen damit den Wissenstransfer innerhalb des Unternehmens sicher.

    • Erstellung des Projektabschlussberichts bzw. der Projektabschlusspräsentation
    • Durchführung eines Lessons Learned Workshops mit dem Projektteam
    • Erstellung der Projektdokumentation inkl. Best Practice Beispielen
    • Nachhaltige Verankerung der Projektergebnisse in der Organisation

Projektbeispiele

I. Aufbau und operative Durchführung eines zentralen PMO

Beauftragungsumfang

Im Zuge der PMO Beratung unterstützte unser Team einen großen Automobilhersteller beim Aufbau eines Projekt Management Office zur Entwicklung eines Telematik-Dienstes mit automatischer Schadenserkennung und Unfallhilfe im Fahrzeug inkl. Rolloutkonzipierung und -durchführung in den Pilotmärkten. 

Ausgangssituation

Das Projekt war Teil der Aftersales-Strategie eines deutschen OEM zur Steigerung der Leistungsseite im Unfallteilegeschäft. Die Möglichkeit zur Erkennung von Schadensereignissen über die bestehende Sensorplattform ist bestätigt. Ein Konzeptdokument zur technischen und marktseitigen Implementierung des Dienstes war nicht vorhanden, ebenso kein schriftlicher Projektauftrag. Ein Projektteam hatte sich noch nicht formiert.

Lösungsansatz

LEITWERK etablierte eine übergeordnete Planung und Steuerung zur Koordination der Teilprojekte in Form eines zentralen PMO. Dafür wurde ein Gesamtkonzept inkl. Business Case Berechnung erstellt. Dies diente als Basis zur Steuerung des Rollouts in vier Pilotmärkten (DE, US, UK, CN). Zudem war ein konsequentes Monitoring des Projektfortschrittes sowie Berichterstattung an alle Stakeholder von Bedeutung.

Ergebnisse

Es wurde eine termin-, qualitäts- und budgetgerechte Implementierung des Dienstes in den Pilotmärkten ermöglicht. Die wesentlichen Projektziele (organisatorisch, fahrzeug- und IT-seitig, seitens Kommunikation, Training und Rollout) abgesichert. Zugleich wurde eine strukturierte und optimierte Gremiensteuerung eingeführt, um eine zentralseitige Entwicklung der Funktion und der marktseitigen Implementierung des Dienstes sicherzustellen.

II. Übergreifende Projektsteuerung

Beauftragungsumfang

Im Rahmen der PMO Beratung unterstützte unser Team einen Premium-Möbelhersteller bei der übergreifenden Steuerung des Produktentwicklungsprozess von dem Design der Produkte bis zur Qualitätssicherung in Form eines strategischen Projekt Management Offices (PMO). Dadurch sollten das Informationsmanagement zwischen den Vorstandsmitgliedern zentralisiert und einheitliche Prozesse aufgebaut werden. 

Ausgangssituation

Durch den Einstieg eines zusätzlichen Investors wurde eine weitere Produktentwicklungs-Pipeline aufgebaut. Die zusätzliche Belastung der nur langsam wachsenden Strukturen des Unternehmens führten zu einem chaotischen Informationsfluss und isolierter Arbeit der einzelnen Vorstände.

Lösungsansatz

LEITWERK agierte im Rahmen des PMO als zentraler Informationsknotenpunkt in Zusammenarbeit mit allen Vorständen. Alle relevanten Informationen des Produktentwicklungsprozesses wurden regelmäßig konsolidiert und auf Abhängigkeiten und Auswirkungen geprüft.

Ergebnis

Dank des Einsatzes eines PMOs konnten die Informationen zentral koordiniert werden. Im Rahmen unserer PMO Beratung stellten wir effizientere Prozesse, weniger Missverständnisse zwischen den Abteilungen sicher und gaben den Teams die Möglichkeit fokussierter zu arbeiten. 

III. Aufbau und Leitung eines PMO für ein Projekt zur Entwicklung eines digitalen Reifendruck-Diagnosesystems

Beauftragungsumfang

Im Kontext der PMO Beratung unterstützte unser Team einen großen Automobilhersteller bei Aufbau und Leitung eines (operativen) Project Management Offices für ein bereichsübergreifendes Projekt zur Entwicklung eines digitalen Reifendruck-Diagnosesystems bei einem führenden deutschen OEM mit Fokus auf Budgetsteuerung, Stakeholdermanagement, Meeting- und Gremienmanagement sowie Workshops und Trainings. 

Ausgangssituation

Für die Entwicklung einer digitalen, prädiktiven Reifendiagnose zur Sicherstellung der Mobilitätsbedürfnisse der Kunden wurde ein bereichsübergreifendes Projektteam (u.a. aus Aftersales, IT und Entwicklung) inkl. Projektleitung auf Kundenseite zusammengestellt. LEITWERK Consulting wurde in diesem Rahmen damit beauftragt, die Projektleitung bei der effizienten Projektdurchführung und –steuerung durch den Aufbau und die Leitung eines PMO zu unterstützen.

Lösungsansatz

Zunächst wurde gemeinsam mit dem Team durch begleitende Workshops die zukünftige Teamkonstellation und der Arbeitsmodus definiert. Hierbei identifizierte man einen hybriden Ansatz mit Fokus auf klassischem Projektmanagement mit agilen Elementen. Darauf aufbauend wurden entsprechende Tools und Methoden zur Zusammenarbeit definiert und diese kontinuierlich vertieft und angepasst. Dabei wurde stets das Gleichgewicht zwischen (Projekt-) Anforderungen, Umsetzungsqualität und Budget sichergestellt.

Ergebnis

Durch den Einsatz des PMO wurde die erfolgreiche Steuerung des Projekts über die gesamte Laufzeit gewährleistet. Durch den Aufbau eines zielgerichteten Gremien- bzw. Meetingmanagements sowie eine bedarfsgerechte Stakeholderkommunikation konnte die effiziente und effektive Umsetzung von Anforderungen sichergestellt werden. Darüber hinaus wurden zentrale Budgetvorgaben für das Projekt eingehalten. Die umfassende Dokumentation und Erfahrungssicherung der Projektarbeit durch das PMO erleichterte die Linienüberführung.

Ihre Vorteile
Warum LEITWERK Consulting für Ihre PMO Beratung? 

  • Icon Zusammenarbeit in der pmo beratung

    Partnerschaftliche Zusammenarbeit

    In partnerschaftlicher Zusammenarbeit schaffen wir Freiräume, damit Sie sich auf Projektinhalte konzentrieren können.

  • Icon Zielfokussierung der pmo beratung

    Zielfokussierung

    Unsere Mitarbeitenden sind Projektmanager:innen und Strateg:innen zugleich. Beim operativen Management behalten sie immer das übergeordnete Ziel im Auge.

  • LWC's Knowhow als pmo beratung

    Knowhow

    Wir kennen die Kundenanforderungen in den Arbeitspaketen sehr gut und wissen, wie wir einen bestmöglichen Beitrag leisten.

  • Weiterentwicklung durch uns als pmo Beratung

    Gemeinsame Weiterentwicklung

    Wir entwickeln uns gemeinsam mit dem Projektteam weiter, behalten den Überblick und erkennen dabei frühzeitige Handlungsbedarfe bei sich ändernden Rahmenbedingungen.

  • Icon Innovation

    Über den Tellerrand

    Wir schauen über den Tellerrand hinaus – fachlich, persönlich und kulturell – so finden wir gemeinsam die bestmöglichen Lösungen für Ihre Herausforderungen.

  • Icon Interdisziplinäres Team

    Interdisziplinäres Team

    Projekte erfordern die Zusammenarbeit von Personen mit unterschiedlichem Wissen, die gemeinsam komplexe Aufgabenstellungen aus interdisziplinären Perspektiven betrachten und neue Wege beschreiten. Für die gemeinsame Zielerreichung setzen wir unabhängige, interdisziplinäre Teams ein.

FAQ

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    Warum ist PMO Beratung für Unternehmen sinnvoll?

    Viele Organisationen benötigen PMO Beratung, wenn Projekte häufig Verzögerungen, Budgetüberschreitungen oder Priorisierungskonflikte aufweisen. Eine professionelle Beratung hilft dabei, Standards zu etablieren, Prozesse zu harmonisieren und eine klare Governance aufzubauen – mit positivem Einfluss auf Projektergebnis und Ressourceneinsatz.    

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    Welche Leistungen umfasst eine PMO Beratung? 

    PMO Beratung deckt typischerweise folgende Bereiche ab: 

    • Analyse der bestehenden Projektlandschaft 
    • Definition von Methoden, Standards und Prozessen 
    • Unterstützung beim Aufbau oder der Neuausrichtung eines PMO 
    • Optimierung der Projektportfolio-Steuerung 
    • Einführung geeigneter PM Tools 
    • Coaching und Qualifikation von Projektteams 

    PMO-Beratung berücksichtigt Organisation, Prozesse und Rollen ganzheitlich. 

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    Unterstützt PMO Beratung auch bei PM Tools und Software?

    Ja. Viele Beratungen helfen Unternehmen dabei, passende PM Tools auszuwählen, einzuführen und in die bestehende Arbeitsumgebung zu integrieren. Dazu gehören Toolstandards, Reportingstrukturen und die Schulung der Anwender:innen.

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    Wann lohnt es sich besonders, eine PMO Beratung in Anspruch zu nehmen?

    Typische Auslöser sind: 

    • starke Projektzunahme oder wachsende Komplexität 
    • fehlende Governance 
    • mangelnde Transparenz und unzuverlässiges Reporting 
    • Einführung eines unternehmensweiten Projektportfolios 
    • größere organisatorische Veränderungen 

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