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Projektmanagement Beratung der Leitwerk Consulting München: Agile Tools
JIRA, Confluence, Trello und Co. richtig einsetzen

Agile Tools

In einer dynamischen Arbeitswelt entscheiden Transparenz, Effizienz und Teamzusammenarbeit über den Projekterfolg. Genau hier setzen wir an: Als spezialisierte Beratung helfen wir Ihnen, agile Tools, wie JIRA und Confluence, gezielt so einzusetzen, dass sie echten Mehrwert für Ihre Organisation schaffen. Denn volles Potenzial entfalten diese Tools erst, wenn sie strategisch durchdacht implementiert, auf die Organisation abgestimmt und im Alltag wirksam genutzt werden. 


Unser Ziel ist es, JIRA und Confluence so aufsetzen und zu integrieren, dass sie Ihre agilen Prozesse optimal unterstützen – durch klare Workflows, bessere Zusammenarbeit und maximale Transparenz für alle Beteiligten. 

Genau hier setzt unsere Beratung an: Ob bei der Einführung, der Optimierung bestehender Strukturen oder der Begleitung im laufenden Betrieb – wir unterstützen Sie mit unserer Erfahrung und fundierter Atlassian-Expertise. 


Dabei holen wir bei LEITWERK Consulting das volle Potenzial aus Ihren Tools heraus – unser ganzheitlicher Ansatz kombiniert agile Methodenkompetenz mit technischem Know-how zu Atlassian-Produkten, wie JIRA und Confluence. Unsere auf Atlassian-Produkte spezialisierten Berater:innen sorgen dafür, dass eben diese Tools nicht nur eingeführt, sondern optimal auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten und nachhaltig integriert werden. Im Mittelpunkt stehen dabei stets Ihre Ziele: optimierte Zusammenarbeit, mehr Transparenz und schnellere Ergebnisse. 

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Welche agilen Tools gibt es?

In den letzten Jahren haben sich eine Reihe agiler Projektmanagement Tools auf dem Markt etabliert. Wir zeigen Ihnen eine Auswahl der am häufigsten genutzten agilen Tools, die wir bei und mit unseren Kund:innen einführen. Natürlich schauen wir auch über den Tellerrand hinaus, wenn es um die optimale Gestaltung ihrer agilen Projektmanagement Toollandschaft geht.

JIRA by Atlassian

JIRA ist eines der meistgenutzten Tools für die Steuerung des Produktentwicklungsprozesses agiler Teams. Etwa 80% unserer Kund:innen, die nach einem agilen Arbeitsmodell agieren, nutzen JIRA in ihrer täglichen Arbeit.

Was macht JIRA so beliebt?

Die Nutzeroberfläche von JIRA ist leicht erlernbar und bietet dennoch die Möglichkeit komplexe Sachverhalte verständlich abzubilden. Teams, die in Sprints arbeiten, können mit Hilfe eines Sprintboards und eines Backlogs priorisieren, planen und den Überblick über sämtliche Anforderungen behalten. Teams, die nicht in Sprints arbeiten, können alternativ ein Kanban-Board nutzen.

JIRA ermöglicht durch die Anlage verschiedener Issuse-Types (Epic, Story, Task, Bugs) eine Darstellung von Anforderungen über verschiedene Flughöhen, welche den Verantwortlichen unmittelbar zugeteilt werden. Abhängigkeiten zwischen Anforderungen können mit wenigen Klicks eingerichtet werden.

JIRA bietet auch für das Erstellen von Testfällen eine Oberfläche, es lässt den Nutzer:innen Spielraum für die Erstellung eigener Dashboards und es können verschiedene Reports generiert werden, wie beispielsweise ein Sprint Burndown Chart.

JIRA ist demnach ein Tool mit sehr vielen Möglichkeiten für die Unterstützung und Steuerung des Produktentwicklungsprozesses. Es eignet sich insbesondere für größere agile Teams, die in Sprints arbeiten und einen Überblick über eine große Anzahl von Anforderungen behalten müssen.

Auch Teams, die von den fachlichen Mitarbeiter:innen, über den Scrum Master und die Entwickler:innen hinweg bis hin zu den Tester:innen alle mit einem Tool arbeiten möchten, kommen bei der Nutzung von JIRA auf ihre Kosten.

Auf Grund der vielen Möglichkeiten, die JIRA bietet, profitieren auch skalierte Arbeitsumfelder von JIRA, da Abhängigkeiten auch über Teams hinweg abgebildet werden können.

Confluence by Atlassian

Wie auch JIRA ist Confluence bei vielen unserer Kund:innen das Tool der Wahl, wenn es um eine effiziente Kollaboration in agilen Teams geht. Häufig werden JIRA und Confluence auch parallel genutzt, da sich Inhalte von JIRA in Confluence verknüpfen lassen und umgekehrt. Während JIRA eher für die Priorisierung und Planung von Anforderungen genutzt wird, wird Confluence für die Erarbeitung und Dokumentation von Inhalten verwendet. Inhalte können direkt in Confluence erstellt und auch zu Präsentationszwecken genutzt werden. Die Arbeit mit PowerPoint kann damit erheblich reduziert werden.

Teams können ihren Confluence-Bereich frei gestalten. Sie können dort beliebig viele Seiten anlegen und in einer Hierarchie bzw. Seitennavigation selbst anordnen. Dadurch kann die gesamte Projekt-/ Team- oder Abteilungsstruktur abgebildet werden. Das Einfügen von Makros (z. B. virtuelle Whiteboards) kann die Erarbeitung von Inhalten zusätzlich erheblich erleichtern.

Weiterhin können mehrere Teammitglieder gleichzeitig an einer Seite arbeiten, ohne dass Inhalte überschrieben werden. Kommentierungs- und Notifikationsfunktionen erleichtern dabei die Abstimmung im Team. Alle Seiten können als Word-Dokument oder PDF-Datei exportiert werden.

Confluence bietet auch die Möglichkeit, Termine in einem teamübergreifenden Kalender zu organisieren sowie einen Blog zur Unterstützung der Kommunikation zu erstellen.

Confluence eignet sich demnach insbesondere für agile Teams, die auch JIRA nutzen, da die beiden Tools kompatibel sind. Auch agile Teams, die Confluence als einzige Ablage- und Dokumentationsplattform nutzen, profitieren von diesem Tool.

Wie auch JIRA findet Confluence häufig Anwendung im skalierten Umfeld, da Confluence-Bereiche mehrerer Teams sich schnell und einfach miteinander verknüpfen lassen.

Trello by Atlassian

Trello ist, wie auch JIRA und Confluence, ein Atlassian Tool. Es bietet vergleichsweise weniger Funktionen. Trello eignet sich vornehmlich für die Planung von Anforderungen eines agilen Teams, welches sich mit Hilfe der Kanban-Methode oder einem ähnlichen Vorgehen organisiert.

Trello bietet Nutzer:innen die Möglichkeit, beliebig viele Spalten für ihre Planung anzulegen, welche wiederum mit beliebig vielen Task-Karten befüllt werden können. Die Bedienung funktioniert hauptsächlich über "Drag and Drop" und ist sehr einfach zu erlernen. Über diverse farbliche Labels kann das Board gut strukturiert werden. Dazu kommen weitere kleinere Funktionen, die das Arbeiten mit Trello sehr einfach gestalten.

Trello eignet sich demnach eher für kleine agile Teams, die wenig Abhängigkeiten sowohl innerhalb ihrer Anforderungen als auch zu externen Schnittstellen haben. Auch Teams, die nicht in kurzen Sprintzyklen arbeiten, profitieren von der eher pragmatischen Darstellung eines Trello-Boards.

Wie wir Sie unterstützen 

Bei LEITWERK Consulting geht es nicht nur um Konzepte – wir setzen agile Arbeitsweisen und Atlassian-Tools gemeinsam mit Ihnen in die Praxis um. Dabei übernehmen wir Verantwortung für die Umsetzung, begleiten aktiv die Einführung in Ihrem Unternehmen und sorgen für nachhaltige Wirksamkeit. 

1. Schritt 03

1. Einführung und Umsetzung agiler Frameworks

  • 1. Einführung und Umsetzung agiler Frameworks

    Wir helfen Unternehmen bei der praktischen Einführung agiler Arbeitsmethoden wie Scrum, Kanban oder SAFe® durch die Anwendung der Atlassian Toolchain. Dabei geht es nicht nur um Trainings oder Workshops, sondern die Erstellung des passenden Konzeptes für Ihre Bedürfnisse: 

    • Aufbau agiler Teams und Rollen (Scrum Master, Product Owner, etc.) 
    • Gestaltung von Sprint-Zyklen, Backlog-Strukturen und Artefakten 
    • Moderation agiler Rituale (z.  B. Sprint Planning, Retrospektiven) 
    • Anpassung an Ihre Unternehmensgröße, Branche und Reifegrad 

  • 2. Konfiguration von Atlassian-Tools 

    Unsere erfahrenen Berater:innen übernehmen die Konzeptionierung und Konfiguration ihrer Atlassian Projekte – von Teamboard Konfigurationen bis zum Rechtekonzept: 

    • Team-spezifischer Aufbau von JIRA Projekten und Confluence Spaces 
    • Konzeption und Umsetzung maßgeschneiderter Workflows 
    • Erstellen von Templates, Projekttypen und Dashboards 
    • Erarbeitung eines Rechtekonzepts 

  • 3. Tool-Anpassung und Prozessabbildung 

    Wir bringen Ihre individuellen Prozesse eins zu eins in die Atlassian-Welt – verständlich, effizient und wartbar: 

    • Custom Fields, Screens und Issue-Typen nach Prozessanforderung 
    • Aufbau strukturierter Confluence-Wissensräume für Teams oder Produkte 
    • Visualisierung von Projektfortschritt, Status und Risiken mit Bordmitteln oder Apps 

Unser Fokus

  • Icon Agile Standards & Workflows

    Agile Standards & Workflows

    Klare Strukturen, Labels und Artefakte 

  • Icon Prozesse & Anwendung

    Prozesse & Anwendung

    Passgenaue Issue-Typen und Releasemanagement

  • Icon Transparenz & Reporting

    Transparenz & Reporting

    Dashboards, Monitoring und Roadmaps 

  • Icon Optimierung & Betrieb

    Optimierung & Betrieb

    Laufende Betreuung und kontinuierliche Verbesserung

Wie wir arbeiten – Unser gemeinsamer Weg 

Wie wir arbeiten – Unser gemeinsamer Weg 

Die Einführung einer wertschöpfenden und nachhaltigen Nutzung von agilen Arbeitsweisen und unterstützenden Tools wie JIRA und Confluence ist kein Standardprojekt. Sie erfordert Vertrauen, Offenheit und einen klar strukturierten Fahrplan. 

Bei LEITWERK Consulting verstehen wir uns als Partner auf Augenhöhe: Wir begleiten Sie nicht mit vorgefertigten Lösungen, sondern mit einem tiefen Verständnis für Ihre Organisation, Ihre Teams und Ihre Ziele. Unser Fokus liegt auf der Konzeption und Gestaltung wirksamer Teamzusammenarbeit – methodisch fundiert, praxisnah und individuell. 

Wir verbinden agile Prinzipien mit der strukturellen Unterstützung durch Atlassian-Tools – und schaffen so die Voraussetzungen für echte Veränderung: transparent, kollaborativ und nachhaltig.

Unser Leistungsversprechen 

Unser Leistungsversprechen 

Wir schaffen gemeinsam mit Ihnen die Grundlage für eine effektive Nutzung von JIRA und Confluence – maßgeschneidert auf Ihre Anforderungen. Unser Ziel: Standardisierung, Transparenz und Qualität in Ihren agilen Prozessen. 

Ihre Vorteile 
Warum LEITWERK Consulting?

  • Icon Atlassian-zertifizierte Expertise

    Atlassian-zertifizierte Expertise unserer Mitarbeiter:innen

    Unsere Spezialist:innen sind technisch versiert und auf dem neuesten Stand der Atlassian-Toolwelt, um Sie in der Nutzung ideal zu unterstützen.

  • Icon Agilitätsberatung & Tool-Einführung aus einer Hand

    Agilitätsberatung & Tool-Einführung aus einer Hand

    Wir verbinden methodisches Know-how mit konkreter Umsetzungserfahrung in den Tools JIRA und Confluence – für ganzheitliche Lösungen. 

  • Icon Erprobte Methoden in agilen Skalierungsmodellen

    Erprobte Methoden in agilen Skalierungsmodellen (z. B. SAFe®)

    Wir beraten und implementieren auch in komplexen Organisationen und Programmstrukturen - und bleiben dabei präzise und nachvollziehbar.

  • Icon Schnellere Time-to-Value

    Schnellere Time-to-Value durch klare Projektstrukturen

    Durch unsere Erfahrung und strukturierte Vorgehensweise liefern wir schnell erste Ergebnisse – statt langer Einführungsphasen.

  • Icon Enablement für Ihre Teams

    Zielgerichtetes Enablement für Ihre Mitarbeitenden

    Ihre Mitarbeitenden werden mitgenommen und befähigt – für nachhaltigen Erfolg und effiziente Arbeit mit den Atlassian-Tools

Projektbeispiele

I. Effizientere Kommunikation durch das agile Projektmanagement Tool JIRA

Beauftragungsumfang

Im Rahmen der Beauftragung unterstützten zwei erfahrene LEITWERK Berater:innen das Team unseres Kunden. Unser Kunde aus dem Automobilbereich benötigte Unterstützung bei der Einführung und Etablierung des agilen Tools JIRA. Unser Fokus lag insbesondere in der Befähigung der Mitarbeitenden sowie der Prozessoptimierung. Außerdem galt es den Veränderungsprozess mit einem gezielten Change Management zu begleiten.

Ausgangssituation

In der Softwareentwicklung unseres Kunden waren agile Methoden bereits erfolgreich im Einsatz. Wesentlicher Bestandteil für die Organisation der unterschiedlichen Teams war ein JIRA Kanban Board. Es fehlte jedoch noch ein relevanter Aspekt bei der Softwareentwicklung. Das Einholen von Kundenfeedback war noch nicht ausreichend in den Produktentwicklungsprozess integriert. Die fehlenden Feedbackschleifen führten immer wieder zu Herausforderungen im Entwicklungsprozess.

Lösungsansatz

Im ersten Schritt wurden die bestehenden Prozesse gemeinsam mit dem Team analysiert. Alle Herausforderungen wurden daraufhin transparent dargestellt. Anhand dieser Informationen wurden anschließend neue Prozesse definiert. Durch die Einführung des Ticket-Systems von JIRA konnten Kundenanfragen über das Supportteam direkt an das Softwarenentwicklungsteam getragen werden. Dort wurden sie anschließend bewertet, priorisiert, umgesetzt und getestet. Das Projektteam wurde zusätzlich durch intensive Workshops im Umgang mit JIRA geschult.

Ergebnis

Durch die Einführung von JIRA und die Verwendung eines Ticket-Systems wurde ein transparenter Prozess für die Aufnahme und Bearbeitung der Kundenanforderungen etabliert. Dies führte unter anderem auch dazu, dass die Produktivität des Projektteams um 35% gesteigert werden konnte. Zusätzlich konnte durch die Einführung von JIRA die standortübergreifende Zusammenarbeit verbessert werden. 

II. Effizientes Dokumentenmanagement mit Confluence

Beauftragungsumfang

Im Rahmen der Beauftragung unterstützten zwei erfahrene LEITWERK Berater:innen das sechsköpfige Team unseres Kunden aus dem Automobilbereich. Ziel der Beauftragung war die Einführung eines neuen Confluence-Bereiches, der die internen Prozesse bestmöglich unterstützt und erleichtert.

Ausgangssituation

Im Rahmen eines PMO begleiteten wir bei unserem Kunden die Transformation von einer Projekt- in eine agile Produktstruktur im Aftersales eines Automobilkonzerns. Dabei wurden vermehrt die agilen Tools JIRA und Confluence genutzt. Im Zuge dieser Umstrukturierung, wurde ein neues, nutzerspezifisches Konzept zur bestmöglichen Nutzung dieser Tools benötigt.

Lösungsansatz

In Abstimmung mit den internen Themenverantwortlichen wurde ein Konzept für den neuen Confluence-Bereich entwickelt und umgesetzt. Dabei wurden auch die spezifische Projektsituation und die Bedarfe der Mitarbeiter:innen berücksichtigt. Unsere Berater:innen nutzten gezielt die Confluence Funktionalitäten und Möglichkeiten, die für das spezifische Kundenumfeld relevant sind. Alle Mitarbeiteden wurden zusätzlich in Form von Präsenzschulungen zur Nutzung von Confluence befähigt.

Ergebnis

Der neue Confluence-Bereich umfasste unter anderem ein auditkonformes Meetingmanagementsystem zur effizienten Steuerung der agilen Meetings. Damit konnten offene Aufgaben besser nachgehalten und Beschlüsse übersichtlicher dokumentiert werden. Confluence wird zudem als agiles Tool für die Zusammenarbeit und Kommunikation im Team verwendet. Die klare Struktur des neuen Confluence-Bereichs fördert eine intuitive Nutzung und ermöglicht den zielgerichteten Austausch aller Beteiligten. Durch transparente Aufgabenteilung kann Doppelarbeit vermieden werden.

III. Einführung des agilen Projektmanagement Tools Azure Boards

Beauftragungsumfang

Im Rahmen der Beauftragung unterstützten zwei erfahrene LEITWERK Berater:innen das Team unseres Kunden aus dem Automobilbereich. Das Team setzte sich aus zwei Beteiligten zusammen und war für die Produktentwicklung zuständig. Das Unternehmen war auf der Suche nach einem übergreifenden, agilen Projektmanagement Tool zur effizienteren Steuerung der Anforderungen. Bei der Wahl und der Einführung des Tools wurde unsere Unterstützung benötigt.

Ausgangssituation

Die interne Weiterentwicklung sowie die Entwicklung neuer Produkte unseres Kunden, wurden in einem agilen Rahmen durch eine Vielzahl an Teams und Projekten vorangebracht. Aufgrund zahlreicher inhaltlicher Überschneidungen waren Verantwortlichkeiten unklar, wodurch es zu Doppelarbeit, Fehlpriorisierung und ineffizienter Ressourcennutzung kam. Projektspezifische Tools und individuelle Prozesse innerhalb der Teams erschwerten die Fortschrittsmessung und Kapazitätsplanung.

Lösungsansatz

Nach der Analysephase wurde das Tool „Microsoft Azure“ ausgewählt, da es sich gut mit dem agilen Rahmenwerk des Unternehmens vereinbaren ließ. Wir setzten gemeinsam mit dem Kunden das agile Tool inhaltlich und strukturell auf, wodurch es innerhalb weniger Wochen aktiv nutzbar war. Unser Ziel war es dabei, die Mitarbeitenden vom Nutzen des neuen Tools zu überzeugen, um die Akzeptanz sicherzustellen. Diese wurden im Umgang mit Microsoft Azure geschult.

Ergebnis

Die schnelle Implementierung des agilen Projektmanagement Tools und die Nutzung von Microsoft Azure durch alle Teams führten zu einer erhöhter Transparenz der Aufgabenverteilung. Hierdurch wurden die Leistungen und Ergebnisse für das Management noch einfacher erkennbar. Synergieeffekte können nun früher erkannt und effizienter genutzt werden. Das Fachwissen einzelner Personen und Teams wurde zielgerichtet konsolidiert. Somit konnten Ziele effizienter erreicht werden.

Jetzt gemeinsam mit uns den nächsten Schritt wagen 

Agilität beginnt mit einem Gespräch. Sie stehen bereits vor einer konkreten Herausforderung mit Atlassian-Tools? Eine Reorganisation Ihrer Teams ist geplant? Oder möchten Sie einfach nur wissen, was für Ihre Teams möglich ist? Wir sind gerne für einen unverbindlichen Austausch für Sie da. 
 

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