Ein möglicher Lösungsansatz besteht darin, die bestehenden Prozesse durch eine umfassende Dokumentation und Analyse in mehreren Workshops sowie Einzelinterviews zu erfassen. Dabei werden sowohl die gesetzlichen Anforderungen als auch die vorhandenen Vorgaben und Rahmenbedingungen der Fördertöpfe berücksichtigt. Darüber hinaus umfasst der Ansatz die Analyse der aktuellen Prozesse, die Entwicklung von Soll-Prozessen sowie die Erstellung zielgruppenspezifischer Informationsunterlagen und Steuerungstools.

Durch die Expertise der Beraterinnen und Berater in den Bereichen Prozessoptimierung, Reporting und Projektmanagement konnte LEITWERK effiziente Soll-Prozesse sowie erfolgskritische Unterlagen und Tools erarbeiten. Durch einen partizipativen Ansatz und die Einbindung der relevanten Experten konnte der Veränderungsprozess begleitet und eine nachhaltige Verankerung sichergestellt werden.​

Zunächst muss die Zielsetzung und Rahmenbedingungen erfasst und der aktuelle Prozess analysiert werden, um Verbesserungspotenziale und Aufwandstreiber zu identifizieren. Anschließend erfolgt die Durchführung eines Bereichsworkshops, in dem gemeinsam Optimierungsmaßnahmen entwickelt und priorisiert werden. Auf dieser Grundlage werden schließlich die nächsten Schritte zur Umsetzung klar und präzise formuliert.

Durch die Expertise der Beraterinnen und Berater in den Bereichen Prozessoptimierung und Digitalisierung konnte ein effektives Vorgehen entwickelt werden, die Prozesse im Rahmen eines Workshops, gemeinsam mit der betroffenen Führungskraft und den Experten, zu optimieren und maßgeschneiderte Maßnahmen zu definieren. Der Schlüssel hierfür war neben der präzisen Vorbereitung und dem eingebrachten Methoden- und Fachwissen auch die partizipative Einbindung der Betroffenen. ​