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Prozessberatung und Prozess Ist-Analyse

Prozessaufnahme mithilfe der Brown-Paper-Methode

Für eine effiziente Zusammenarbeit ist es essentiell, die Ist-Prozesse im eigenen Unternehmen zu kennen. Auf Basis der Ist-Prozesse lassen sich diese weiterentwickeln und Optimierungspotentiale ausschöpfen. Auch die fortschreitende Digitalisierung erfordert von Unternehmen und Behörden eine kontinuierliche Anpassung ihrer Workflows.

Die Grundlage für erfolgreiche Digitalisierungsprojekte bildet dabei eine detaillierte Kenntnis der bestehenden Prozesse, beispielsweise über eine Prozess Ist-Analyse. Unsere bewährte Methode zur Prozessaufnahme, der "Brown-Paper-Workshop", bietet eine ergebnisorientierte Herangehensweise, um Ihre Prozesse zu erfassen und diese dann im zweiten Schritt analysieren und optimieren zu können.

Interessiert?

Warum die Brown-Paper-Methode?

Die Brown-Paper-Methode ist eine bewährte Workshop-Methode, bei der die am Prozess beteiligten Personen gemeinsam an einem Abbild des Prozesses arbeiten, welches auf dem „Brown-Paper“ dargestellt wird. Durch diese interaktive Herangehensweise entsteht nicht nur ein detailliertes Prozessbild, sondern auch eine gemeinsame Basis für die Optimierung.

Unser Vorgehen

  • Vorbereitung

    Die Auswahl des zu betrachtenden Prozesses erfolgt auf Grundlage Ihrer individuellen Anforderungen. Dabei helfen uns übergeordnete Prozesslandkarten und Prozessziele, um den Fokus des Workshops zu setzen. Alle organisatorischen Aspekte, wie Teilnehmende, Termin, Dauer und Räumlichkeiten, werden im Vorfeld geklärt. Selbstverständlich besteht auch die Option, den Workshop online durchzuführen.

  • Durchführung

    Mit einfachen Hilfsmitteln wie Packpapier, Stiften und Post-Its wird der Prozess gemeinsam erarbeitet und auf dem Brown-Paper visualisiert. Ein:e erfahrene:r Methodenexperte:in begleitet den Workshop, stellt weiterführende Fragen, strukturiert die Prozesse und sorgt für einen geordneten Ablauf. Etwaige Schwachstellen oder Verbesserungsmöglichkeiten werden identifiziert, um später den Soll-Prozess zu gestalten.

  • Nachbereitung

    Nach dem Workshop werden die erarbeiteten Prozesse mithilfe moderner Softwaretools modelliert. Gefundene Maßnahmen zur Verbesserung werden dokumentiert und priorisiert. Des Weiteren unterstützen wir Sie gerne dabei, die gewonnenen Erkenntnisse in die Praxis umzusetzen und Ihre Prozesse zu optimieren.

Brown-Paper Methode in der Praxis

Die Brown-Paper-Methode in der Praxis

Unser Projektteam verfügt über umfassende Erfahrung in der Durchführung von Workshopreihen in verschiedenen Branchen. Ein bezeichnendes Beispiel hierfür ist unsere Zusammenarbeit mit einem führenden Automobilhersteller. In diesem Projekt wurden wir beauftragt, eine Workshopreihe zur Aufnahme und Optimierung von Prozessen im Produktionsumfeld durchzuführen. Das Hauptziel bestand darin, die Inhouse-Planungstiefe für zukünftige Produktgenerationen zu erhöhen und den gesteigerten personellen Bedarf zu decken.

Vor Beginn der Workshopreihe haben wir in enger Abstimmung mit dem Kunden alle organisatorischen Aspekte geklärt. In insgesamt 14 interaktiven Workshops wurden nicht nur 12 Ist-Prozesse, sondern auch 12 Soll-Prozesse erarbeitet. Während dieser Workshops erfolgte eine Live-Modellierung der Prozesse, bei der die Prozessschritte, Rollen und Schnittstellen schrittweise erörtert und erfasst wurden.

Unsere Brown-Paper-Methode integrierte die Erarbeitung der Prozesse in Zusammenarbeit mit Experten aus verschiedenen Fachbereichen und die Nutzung eines internen Modellierungstools. Diese Kombination ermöglichte die schrittweise Darstellung aller parallelisierten Prozesse und Abhängigkeiten. Nach Abschluss der Workshops wurden die erarbeiteten Prozesse im internen Modellierungstool dokumentiert. Das Ergebnis waren 24 präzise modellierte Produktionsprozesse, die klare Ansatzpunkte zur Prozessoptimierung beinhalteten.

Fazit

Die Brown-Paper-Methode von LEITWERK Consulting bietet die Flexibilität, die Ihr Unternehmen benötigt. Mit der richtigen Methodik und unter Einbeziehung aller Teilnehmenden entstehen nicht nur detaillierte Prozessmodelle, sondern auch konkrete Ansätze zur Optimierung und Digitalisierung.

Häufig gestellte Fragen

01
Welche Inhalte gehören zu einem Brown-Paper-Workshop? 

Der Workshop umfasst das vollständige Visualisieren eines Prozesses auf einem großen Brown Paper. Gemeinsam werden Schwachstellen, Engpässe und Schnittstellenprobleme analysiert. Diese Transparenz hilft, bessere Entscheidungen für Prozessverbesserungen zu treffen. 

02
Wie läuft der Workshop ab? 

Zuerst wird der aktuelle Prozess Schritt für Schritt erfasst und visualisiert. Anschließend identifiziert die Gruppe Ursachen für Probleme und entwickelt Verbesserungsmaßnahmen. Am Ende entsteht eine klare Prozessübersicht mit konkreten Optimierungsideen. 

03
Warum ist das Brown Paper so effektiv? 

Durch die visuelle Darstellung wird der Prozess für alle Beteiligten greifbar und verständlich. Probleme, die in Tools oder Dokumenten unsichtbar bleiben, werden plötzlich sehr klar. Das führt zu schnelleren Erkenntnissen und besseren Lösungen. 

04
Gibt es auch konkrete Ergebnisdokumente? 

Ja, die Ergebnisse werden digital nachbereitet – meist als Prozessgrafik und Maßnahmenliste. Dadurch lassen sich die Workshop‑Ergebnisse einfach weiterverarbeiten. Das macht die Umsetzung im Anschluss deutlich leichter. 

05
Wie lange dauert so ein Workshop? 

Die Dauer hängt von der Prozesskomplexität ab, liegt aber meist zwischen zwei Stunden und einem halben Tag. Bei umfassenden Prozessen kann auch ein ganzer Tag sinnvoll sein. Wichtig ist, dass genug Zeit bleibt, um Ursachen wirklich zu verstehen. 

Reibungslose Abläufe durch optimierte Prozesse
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