Das magische Dreieck des Projektmanagements

Der richtungsweisende Kompass über die gesamte Projektlaufzeit

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Viele unter Ihnen haben sicherlich bereits den Begriff des „magischen Dreiecks“ gehört – in der Ausbildung, im Studium oder im Berufsleben. In mehr als 10 Jahren Projektmanagement ist auch uns das „Magische Dreieck im Projektmanagement“ als richtungsweisender Kompass immer wieder eine große Orientierungshilfe gewesen, um den Projekterfolg bei unseren Kund:innen sicherzustellen.

So spielt es bei der Schaffung einer klaren Ausgangssituation mit den Auftraggebenden, bei der Definition von Projektzielen sowie im Änderungsmanagement und der Projektfortschrittsüberwachung eine entscheidende Rolle. Diese möchten wir in unserem Blogbeitrag näher beleuchten. Aus unserer Sicht wird das magische Dreieck und seine vielfältigen Anwendungsmöglichkeiten häufig unterschätzt!

Was ist das magische Dreieck?

Das magische Dreieck beschreibt die drei klassischen Schlüsseldimensionen eines Projektes – Kosten, Zeit, Qualität – und setzt diese in Verbindung zueinander. Die Anordnung in einem gleichschenkligen Dreieck stellt die gleichzeitige Abhängigkeit und Konkurrenz dieser Dimensionen dar. Ein klassisches Projekt definiert sich unter anderem durch begrenzt verfügbare Ressourcen, welche eine gleichzeitige Optimierung von Kosten, Zeit und Qualität ausschließen. Die Verschiebung eines Eckpunktes im Dreieck hat Auswirkungen auf die anderen beiden Dimensionen. So führt beispielsweise eine Verschiebung des Projektendes automatisch zu höheren Kosten oder reduzierter Qualität, sofern das neue Ziel eingehalten werden soll.

Wann wird das magische Dreieck in welchem Projektdesign (klassischen & agil) eingesetzt?

Das magische Dreieck findet sowohl im klassischen als auch im agilen Projektmanagement Anwendung. Im klassischen Projektmanagement ist das Outcome des Projektes klar definiert. Es gibt eine genaue Vorstellung davon, wie das Ergebnis auszusehen hat. Das Projekt ist dabei ein plangetriebenes Vorhaben. In unserem magischen Dreieck ist die Dimension Qualität, oftmals gleichgesetzt mit Umfang, somit gesetzt, während die Kosten und benötigte Zeit zur Erreichung dieses Umfangs in der Projektplanungsphase abgeschätzt werden und sich im Laufe des Projektes verändern können.

Im agilen Kontext dreht sich das Dreieck um und wird häufig flexibler gehandhabt, da Änderungen und Anpassungen in kurzen Iterationen üblich sind. Es handelt sich um wert- bzw. visionsgetriebene Vorhaben. Hier sind Kosten und Zeit gesetzt, während das konkrete Ergebnis sich zu Beginn nur erahnen lässt.

In diesem Blogbeitrag legen wir den Fokus auf das magische Dreieck im klassischen Projektmanagement.

Magisches Dreieck vs. agiles Projekmanagement

Das magische Dreieck in der Projektinitiierung: Auftragsklärung, Zieldefinition und –priorisierung

Ein wichtiger Meilenstein in der Projektinitiierungsphase ist die Abstimmung des Projektauftrags und die Definition bzw. Priorisierung der Projektziele mit den Auftraggebenden. Hierbei äußert der oder die Auftraggebende die Anforderungen, die er oder sie an das Projektergebnis hat.

Ganz konkret: Er oder sie legt fest was, bis wann, in welcher Qualität unter Berücksichtigung festgelegter Ressourcen zu liefern ist. Um sich die Kommunikation als Projektleiter:in mit dem Auftraggebenden zu erleichtern, hilft es, zu Beginn gemeinsam einen Punkt auf den Schenkeln des magischen Dreiecks zu setzen, um die Priorität von Kosten, Zeit und Qualität in Bezug auf das Projektergebnis festzuhalten. Dabei wird gemeinsam entschieden, welche Dimensionen für das Projekt erfolgskritisch sind und ein Punkt auf der Achse zwischen den beiden priorisierten Dimensionen eingezeichnet. Der gesetzte Punkt bildet die Basis für die Priorisierung der Projektziele sowie die Grundlage für Entscheidungen bei unerwarteten Ereignissen während der Projektlaufzeit.

In dem hier dargestellten Beispiel wurde die Dimension „Zeit“ als größter Einflussfaktor auf das Projektziel identifiziert, gefolgt von der Dimension „Qualität“. Die Verortung des Punktes in unserem dargestellten Beispiel bedeutet jedoch nicht, dass ein Projekt unendlich viel Kosten verursachen darf, sondern vielmehr, dass eine gesetzte Deadline mit einem gewissen Qualitätsanspruch unter allen Umständen erreicht werden muss. Die Kosten können demnach in Abstimmung mit dem Auftraggebenden und unter der Prämisse der Priorisierung der Dimensionen Qualität und Zeit bis zu einem gewissen Punkt variabel gehalten werden.

Konkretisierung der Projektziele

Nachdem uns das magische Dreieck nun schon geholfen hat, ein gemeinsames Verständnis mit dem oder der Auftraggebenden hinsichtlich der Anforderungen an das Projektergebnis zu schaffen, kommt es als nächstes bei der Konkretisierung der einzelnen Projektziele zum Einsatz.

Projektziele umfassen nicht nur Ergebnisziele, sondern auch Vorgehensziele. Ergebnisziele beziehen sich auf die Dimension Qualität in unserem Dreieck. Sie beantworten die Frage „Was ist das konkrete Ergebnis am Ende des Projektes?“. Vorgehensziele beziehen sich auf die Dimensionen Kosten und Zeit und geben Auskunft darüber, wie die Ergebnisziele erreicht werden können. Unter Berücksichtigung des gesetzten Fokus auf den Schenkeln des Dreiecks werden nun die Projektziele konkretisiert.

Hierzu empfehlen wir die Anwendung der SMART-Methode. Diese besagt, dass die Projektziele möglichst spezifisch, messbar, attraktiv, realistisch und terminiert formuliert sein sollten. So werden Interpretationsspielräume durch vage Beschreibungen vermieden und ein Abgleich des Projektergebnis mit den -zielen erleichtert. Sobald die Projektziele systematisch erfasst worden sind, wird eine Priorisierung dieser Ziele gemäß dem magischen Dreieck vorgenommen.

Hierbei hilft es, die Ziele mittels einer Muss-, Soll-, Kann-Kategorisierung zu bewerten. Muss-Ziele liegen im Bereich der priorisierten Dimensionen im magischen Dreieck und müssen unter allen Umständen am Ende des Projektes erfüllt sein. Auch die Soll-Ziele sollten vollumfänglich erreicht werden. Diese haben im Vergleich zu den Muss-Zielen allerdings einen breiteren Handlungsspielraum und können bei unerwarteten Ereignissen variabler gehandhabt werden. Kann-Ziele sind das „Nice to have“ unter den Projektzielen. Bei Nichterfüllung dieser Ziele ist das übergeordnete Projektziel nicht in Gefahr.

Das magische Dreieck während der Projektlaufzeit: Mögliche Zielkonflikte

Projektziele dienen nicht nur der Erfolgsmessung, sondern helfen auch dabei, während der Projektlaufzeit für den Projekterfolg ausschlaggebende Entscheidungen zu treffen. Dazu sind eine Identifikation und Abwägung möglicher Zielkonflikte unabdingbar. Nur so können bei Engpässen in den Dimensionen des magischen Dreiecks fundierte Entscheidungen gemäß der Priorisierung getroffen werden.

Im Folgenden möchten wir anhand eines Beispiels aus dem Projektmanagement zeigen, welche Zielkonflikte es im magischen Dreieck während der Projektlaufzeit geben kann. Wir gehen dafür von einem IT-Projekt zur Einführung einer neuen Software aus. Es wurden folgende Ziele festgelegt:

Zeit: Das Projekt hat einen Zeitrahmen von zehn Monaten. Es wurden zeitliche Meilensteine definiert, die den Fortschritt des Projekts markieren, z.B. Entwicklung der Software, Schulung der Nutzdende und Go-Live.

Kosten: Es wurde ein fixes Budget für das Projekt genehmigt.

Qualität: Es wurde definiert, welche Funktionen zum Go-Live zur Verfügung stehen sollen.

Zielkonflikt Zeit vs. Kosten
Kommt es beispielsweise durch zusätzliche, dringend benötigte Funktionsanforderungen in der Softwareentwicklung zu Verzögerungen (Dimension Zeit), werden unter Umständen mehr personelle Ressourcen benötigt, um den Meilenstein „Entwicklung der Software“ planmäßig zu erreichen. Hierdurch entstehen höhere Personalkosten als vorgesehen und es kommt zu einer Budgetüberschreitung (Dimension Kosten). Die Ziele in den Dimensionen Zeit und Kosten können nicht gleichzeitig eingehalten werden.
Gemäß der vorab getroffenen Priorisierung durch den Punkt im magischen Dreieck (Zeit & Qualität), liegt hier eine Aufstockung der Ressourcen und somit die Verursachung von Mehrkosten auf der Hand. So kann die Software rechtzeitig und mit allen nötigen Funktionen eingeführt werden.
Zielkonflikt Qualität vs. Zeit
Nehmen wir an, das Projektende kommt näher und die neue Software wurde bereits getestet. Dabei sind einige kleine, nicht schwerwiegende Fehler aufgetreten (Dimension Qualität), welche jedoch in der verbleibenden Projektlaufzeit nicht behoben werden können (Dimension Zeit). Um den Meilenstein „Go-Live“ einhalten zu können, muss in Kauf genommen werden, das System mit den bestehenden Fehlern einzuführen. Die Ziele in den Dimensionen Qualität und Zeit können nicht gleichzeitig eingehalten werden.
Gemäß der Priorisierung im magischen Dreieck, ist die Erreichung des Go-Live Datums das oberste Ziel und erleichtert somit die Entscheidung für eine Einführung mit kleineren Fehlern.
Zielkonflikt Kosten vs. Qualität
Ein wichtiger Kunde sagt aus finanziellen Gründen kurzfristig einen großen Auftrag ab. Dadurch verringert sich der erwartete Umsatz der Firma massiv und das Projektbudget wird durch das Management gekürzt (Dimension Kosten). Das hat zur Folge, dass die Entwickler:innen nicht mehr alle geplanten Funktionen umsetzen können (Dimension Qualität). Die Ziele in den Dimensionen Kosten und Qualität können nicht gleichzeitig eingehalten werden.
In diesem Fall ist die Dimension Qualität im magischen Dreieck zwar höher priorisiert, die Dimension Kosten aber unerwartet weniger flexibel geworden. Hier empfiehlt sich, die Funktionsanforderungen so zu priorisieren, dass mit den vorhandenen Mittel, das Maximum an Qualität rausgeholt werden kann.

Bei allen drei Zielkonflikten ist die Kommunikation mit dem oder der Auftraggebenden zu suchen, um eine Entscheidung zum weiteren Vorgehen zu fällen. Es gilt die Frage zu beantworten: „Welche der Dimensionen Zeit, Qualität oder Kosten soll beinträchtig werden?“ Und genau hierbei helfen uns erneut das magische Dreieck und die Gewichtung der Dimensionen auf seiner drei Schenkel. Getreu dem Motto: Die simplen Projektmanagementtools sind manchmal auch am hilfreichsten.

Unser Fazit

Insgesamt ist das magische Dreieck im Projektmanagement ein unverzichtbares Instrument, das uns während der gesamten Projektlaufzeit begleitet. Es dient als richtungsweisender Kompass, der uns hilft, bei Zielkonflikten die Balance zwischen Zeit, Kosten und Qualität zu finden. Indem wir uns bewusst mit diesen Konflikten auseinandersetzen, können wir realistische Ziele definieren, Prioritäten richtig setzen und die Projektziele effektiv monitoren. Das magische Dreieck hilft uns dabei, diese Herausforderungen zu meistern und Projekte erfolgreich zu realisieren!

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